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智能会计平台的设计实例与思考

2020-03-26 17:00来源:互联网编辑:小狐

本篇文章对智能会计平台的设计流程进行了分析梳理,围绕其设计思路和具体项目进行了详细的说明。

智能会计平台的设计实例与思考(图1)

一、背景和案例介绍 1. 背景

在大数据背景下,为了实现财务数据和业务数据的资源共享,可以避免财务的重复劳动,提高财务工作的效率;企业迫切实现财务数据和业务融为一体,实现业务与财务之间的基础资料共享,业务单据传递;通过智能会计平台,自动生成凭证彻底摆脱手工记账;业务与财务实现数据共享,极大的减少工作量,有效提高工作效率,且避免数据遗漏;业务与财务的数据实现无缝连接,为企业生产经营与决策更全面、有效、及时的数据信息。

2. 案例

福建制造公司是在香港上市的中国企业,总部在福建,有厦门制造工厂、深圳制造工厂和越南工厂,每家工厂自产自销,自负盈亏。

根据总部财务部的要求,福建制造公司按利润中心考核建立集团内部账,即越南工厂作为一个利润中心独立核算(核算体系、越南工厂账簿)厦门制造工厂与深圳制造工厂作为一个利润中心独立核算(核算体系,中国工厂账簿)以及按上市法人整体建立符合中国会计准则及香港会计准则的两套对外财务账(法人核算体系,福建制造公司中国准则账簿和福建制造公司香港准则账簿)

2020年3月,厦门制造工厂发生以下业务:

1编号为CG001的采购入库单,其业务类型为“标准采购”供应商为“瑞幸咖啡”向厦门制造工厂供应1000pcs的咖啡,单价20元,合计金额为20000元不含税,忽略税额

2编号为CG002的,其业务类型为“费用采购”供应商“办公用品供应商”向厦门制造工厂供应1000pcs的办公用品,单价10元,合计金额为10000元不含税,忽略税额采购部门为部门属性为的行政部。

3编号为CG003的,其业务类型为“费用采购”供应商“广告供应商”向厦门制造工厂供应1000pcs的宣传材料,单价5元,合计金额为5000元不含税,忽略税额采购部门为部门属性为的营销部。

财务通过配置凭证模板将以上业务单据生成凭证。

二、智能会计平台设计思路和目标

智能会计平台是财务的自动生成凭证的工具,基本实现方式是根据定义好的凭证模板,对业务的单据生成财务记账所需的会计凭证。

通过智能会计平台实现业务与总账的集成,建立数据关联,实现业务财务一体化

即时获取业务单据、自动读取凭证模板,自动生凭证、定时生成凭证

根据账簿的核算规则自动转换/取数,实现业务单据在不同账簿下的核算工作。三、智能会计平台与其他接口

业务的任意单据只要配置了凭证模板,即可通过智能会计平台生成凭证。实现业务财务一体化

智能会计平台能够即时获取业务单据的信息,实现了业务随时发生、财务实时核算的诉求。

智能会计平台的设计实例与思考(图2)

四、凭证模板介绍

凭证模板用于设置凭证各要素的取值规则,如凭证日期、凭证字、摘要、科目、借贷方向及金额等。

智能会计平台的设计实例与思考(图3)

1. 业务分类

可以理解为对单据的业务细分,不同的业务分类可以设置不同的模板分录。单据上的表头字段均可以作为业务分类的判断依据(注意不仅仅是单据类型字段)通过业务分类,可以覆盖一种单据承载的多种应用场景。

举例说明:采购入库单的单据类型中的标准采购和费用采购,两种单据类型账务处理不同,那么在设置凭证模板时应该设置两个业务分类,一个业务分类的单据类型=【标准采购】一个业务分类的单据类型=【费用采购】两个业务分类所对应的模板分录是不同的。单据生成凭证时会自动判断满足哪个业务分类从而生成对应的分录,例如:

1标准采购的分录

智能会计平台的设计实例与思考(图4)

2费用采购的分录

智能会计平台的设计实例与思考(图5)

2. 核算项目

核算项目用于定义科目需要辅助核算的维度,比如客户、供应商等基础资料可以作为科目的辅助核算。其可定义凭证分录行对应的核算项目的字段,或固定值。

例如,采购入库单凭证模板的分录,“应付账款”以【供应商】作为辅助核算,则可取值采购入库单的【供应商】字段,或取固定值“瑞幸咖啡”

智能会计平台的设计实例与思考(图6)

3. 金额(含原币金额、本位币金额)

用于模板分录的金额设置取业务单据的金额字段。

4. 分录行生成条件

可以理解为生成该行分录的前提条件;为空则表示无条件生成;单据上的所有字段均可以作为分录行生成条件的判断依据。

举例说明:采购入库单—【费用采购】业务类型,业务单据上的业务部门的不同部门属性,计入费用在账务处理时要求进不同的科目,””属性的部门则进费用科目;””属性的部门则进费用科目;那么在设置凭证模板时就应该这么设置:一条分录的借费用,分录行生成条件是“部门属性=【”另一条分录是借费用,分录行生成条件是“部门属性=【”单据生成凭证是会自动判断满足哪个分录行生成条件从而生成对应的分录。

五、凭证生成过程

业务单据一对一生成业务凭证,业务凭证一对一或汇总生成总账凭证。

业务凭证把业务数据转变成标准的财务数据,详细记录每一笔经济业务的财务信息,确保财务分析可追溯。

智能会计平台的设计实例与思考(图7)

六、多核算体系多账簿下的单据与凭证

对某张业务单据生成凭证时根据账簿读取对应核算体系和会计政策下的核算值,支持多核算体系、多会计政策、多账簿的应用。

智能会计平台的设计实例与思考(图8)

七、自动记账

智能会计平台的设计实例与思考(图9)

单据审核自动生成凭证:在单据审核时自动检索是否存在已经启用的凭证自动生成方案,按照方案中设置的执行方式和总账凭证汇总方式进行凭证生成处理。

定时生成凭证:按照用户设置的方案定时执行凭证生成,处理逻辑同标准凭证生成功能。

八、凭证结果

结合案例,凭证按单一对一生成凭证,凭证生成结果,如下图:

本文相关词条概念解析:

凭证

凭证(voucher),又称会计凭证,是指能够用来证明经济业务事项发生、明确经济责任并据以登记账簿、具有法律效力的书面证明。如果使用的凭证是虚假的或者是不合法的,那么整个会计核算就不可能是真实的。

单据

单据是办理货物的交付和货款的支付的一种依据。单据可以表明出口商是否履约,履约的程度。进口商品以单据作为提取货物的货权凭证,有了单据,就表明有了货物。单据填写时时间必须准确无误。海运提单(以下简称“提单”)是在海上运输(主要是班轮运输)方式下,由承运人或其代理人签发的,确认已经到(或已装船)某种货物,并且承诺将其运到指定地点交与提单持有人的一种具有法律效力的证明文件。提单的托运人一般为信用证的受益人,即出口公司,除非信用证另有规定,托运人一栏应详细列明托运人的名称和地址,并且必须与信用证的规定完全一致。也可在卸货港内填上目的港,同时注明在XX港转船"(W/TatXX)。

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